Las nóminas y la protección de datos

La nómina de un empleado se considera información relativa a una persona física. El lícito tratamiento de nóminas, está sometido a los supuestos contemplados en el RGPD Art. 6.1.

La cesión de datos a los representantes de los trabajadores

Para poder realizar la cesión de datos de los empleados a los representantes de los trabajadores, es necesario el consentimiento expreso del empleado. También podría existir dicha cesión a los sindicatos y/o representantes de los trabajadores, así como por obligaciones legales que lo exigieran.

Relación del Responsable con la Asesoría Laboral

Es muy frecuente que la gestión de las nóminas sea delegada a un asesor laboral. La empresa contratada por el responsable del tratamiento, debe acceder a los datos personales de los empleados para poder realizar su prestación de servicios y, conforme el RGPD nos encontraremos en presencia de un encargado del tratamiento con el cual, el Responsable deberá tener un contrato firmado donde se establezcan las condiciones de privacidad, antes de realizar dicha cesión de datos.

Cuando la empresa responsable del tratamiento ceda a una asesoría los datos de sus trabajadores con objeto de que sean tratados para el cumplimiento de los fines directamente relacionados con sus funciones legítimas, no será preciso el consentimiento de los trabajadores interesados.

La asesoría deberá cumplir con todas las garantías técnicas y organizativas, que deberán estar especificadas en el contrato de encargado del tratamiento y ha de comprometerse a informar a su propio personal de las obligaciones de la normativa de protección de datos.

Registro de jornada laboral

El registro del tiempo de trabajo (Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de Trabajo), indicando el inicio y el final del mismo, al igual que las interrupciones o descansos correspondientes, es de obligado cumplimiento por el responsable del tratamiento.

El registro de la jornada se organizará y se documentará y el responsable del tratamiento podrá implementar la medida técnica y organizativa que encuentre más oportuna o eficaz para el cumplimiento de dicha obligación, no precisa del consentimiento por parte del empleado para realizar dicho tratamiento de datos y quedará incluido en el departamento de RRHH.

La empresa deberá conservar los registros de la jornada laboral durante 4 años y permanecerán a disposición de los empleados o de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

 

DEPARTAMENTO TÉCNICO DE PROTECCIÓN DE DATOS.